Addebito diretto SEPA: la guida completa

Secondo i dati della Banca Centrale Europea, gli addebiti diretti nell’Eurozona sono stati pari a 23,2 miliardi di euro nell’anno 2021, con un aumento del 5,8% rispetto al 2000. Questo dato fa degli addebiti diretti il secondo metodo di pagamento senza contanti più diffuso, dopo i bonifici e prima di carte e assegni.

Quando le aziende intendono automatizzare il recupero crediti, optano per lo strumento dell’addebito diretto. Questo metodo di pagamento è adatto sia alle transazioni una tantum che a quelle ricorrenti e a migliorare la gestione della liquidità fidelizzando al tempo stesso i clienti.

Con gli addebiti diretti online, anche gli stessi clienti hanno a disposizione una soluzione efficace per semplificare i loro pagamenti. 

In questo articolo, Treezor vi offre una panoramica completa delle caratteristiche e del funzionamento degli addebiti diretti SEPA Core e B2B, ed a una spiegazione dettagliata del mandato SEPA.

1. Tipi di addebito diretto SEPA: SDD Core o SDD B2B

Esistono due tipi di addebito diretto SEPA (SDD):

• SDD Core, accessibile a tutti i pagatori;
• SDD B2B, specifico per i pagamenti tra aziende.

Entrambi hanno una serie di caratteristiche in comune.

Caratteristiche dell’addebito diretto SEPA o SDD Core

L’addebito diretto SEPA consente a un creditore di addebitare un importo in euro sul conto di un debitore situato nell’area SEPA, che ricomprende 36 Paesi:

• i 27 membri dell’Unione Europea, ossia Austria, Belgio, Bulgaria, Croazia, Cipro, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Grecia, Irlanda, Italia, Lettonia, Lituania, Lussemburgo, Malta, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Romania, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svezia, Ungheria
• i 4 Stati dell’EFTA (Associazione europea di libero scambio), ossia Islanda, Liechtenstein, Norvegia e Svizzera;
• Monaco, San Marino, Andorra, Città del Vaticano ;
• il Regno Unito.

Gli addebiti diretti sono particolarmente indicati per i pagamenti ricorrenti, ad esempio le bollette,e non hanno limiti di importo. Tuttavia, gli addebiti diretti sono soggetti a determinate formalità e regole precise. 

• Motivo del pagamento: la formulazione della transazione non può superare i 140 caratteri.
• Termine di presentazione: un addebito diretto SEPA deve essere presentato alla banca del creditore tra 1 e 5 giorni lavorativi bancari prima della data di incasso (a seconda del tipo di addebito diretto).  
• Mandato SEPA: ogni contratto di addebito diretto richiede un mandato diverso con il RUM (Unique Mandate Reference) e la firma del debitore.
• Responsabilità del creditore: il creditore deve disporre di un SEPA Creditor Identifier ed è responsabile della gestione e della conservazione del mandato originale.

Caratteristiche specifiche dell’addebito diretto SDD B2B

Lo schema di addebito diretto SEPA SDD B2B è stato progettato per i pagamenti tra professionisti, con l’obiettivo di accelerare lo scambio di flussi finanziari e migliorare le relazioni commerciali.

A differenza degli SDD core, gli SDD B2B possono essere presentati fino a un giorno lavorativo prima della scadenza.

Un SDD B2B è un pagamento “autorizzato”, quindi non è possibile richiedere un rimborso, tranne nel caso di un addebito diretto fraudolento o errato.

2. Come funzionano gli addebiti diretti SEPA 

L’addebito diretto SEPA è una transazione interbancaria e un metodo di pagamento controllato dal creditore.

Introduzione degli addebiti diretti SEPA SDD Core

Per trasferire i fondi dal conto del debitore a quello del creditore ed effettuare un addebito diretto SEPA SDD Core, sono necessari diversi passaggi.

1. Il creditore (o beneficiario) invia un mandato di addebito diretto al debitore (o pagatore).
2. Il creditore inserisce i propri dati, il codice IBAN e il codice BIC. Il cliente firma il documento e lo rispedisce al creditore, che lo conserva al sicuro.
3. 14 giorni di calendario prima della scadenza dell’addebito diretto, e salvo diverso accordo bilaterale, il creditore informa il debitore della data e dell’importo della transazione. Il creditore impartisce l’ordine di addebito diretto alla propria banca, che lo inoltra alla banca del debitore. 
4. La transazione si conclude con un addebito sul conto del debitore e un accredito sul conto del creditore. 

Introduzione degli addebiti diretti SEPA SDD B2B

Il trasferimento di fondi dal conto del debitore a quello del creditore e l’esecuzione di un addebito diretto SEPA SDD B2B comportano fasi diverse.

1. Il creditore (o beneficiario) invia un mandato di addebito diretto al debitore (o pagatore).
2. Il debitore inserisce i propri dati di contatto, il codice IBAN e il codice BIC. Il debitore firma due copie del mandato e le invia al creditore e alla propria banca (banca del debitore).
3. 14 giorni di calendario prima della scadenza dell’addebito diretto, il creditore comunica al debitore la data e l’importo della transazione, nonché la RUM e l’ICS.  Il creditore trasmette l’ordine di addebito diretto alla propria banca, che lo inoltra al CSM il giorno prima della scadenza e quindi alla banca del debitore. 
4. La transazione si conclude con un addebito sul conto del debitore e un accredito sul conto del creditore.

Periodo di validità del mandato di addebito diretto SEPA

Il periodo di validità di un mandato di addebito diretto SEPA dipende da quanto indicato sul mandato stesso. Il mandato può essere :

• una tantum, quindi valido solo per un singolo addebito diretto;
• o ricorrente, termina quando il debitore revoca l’accordo. In ogni caso, se non viene presentato alcun ordine di addebito diretto per 36 mesi, il mandato decade.

Annullamento di un addebito diretto SEPA

Il debitore ha il diritto di chiedere il rimborso delle somme addebitate alla sua banca a determinate condizioni.

• Addebito diretto SEPA autorizzato (ad esempio quando l’importo è sbagliato): entro 8 settimane di tempo dalla data di addebito si può presentare richiesta di rimborso nel caso di un addebito diretto SEPA Core. Nota bene: non è possibile contestare un addebito diretto SEPA SDD B2B autorizzato.
• Addebito diretto SEPA non autorizzato o errato (invalidità o assenza di mandato): il debitore ha 13 mesi di tempo per contattare la propria banca e fornire i documenti giustificativi necessari per elaborare la richiesta di rimborso. 

Interruzione di un mandato di addebito diretto SEPA

Il mandato di addebito diretto può essere revocato in qualsiasi momento. A tal fine, potete contattare il vostro creditore e la vostra banca. È sufficiente scrivere al creditore per annullare il mandato tramite lettera raccomandata con ricevuta di ritorno. Tuttavia, a titolo precauzionale, potete contattare la vostra banca per informarla dell’interruzione dell’emissione di nuovi addebiti diretti.

3. Il mandato SEPA in dettaglio

Definizione del mandato di addebito diretto SEPA

Il mandato SEPA è un’autorizzazione all’addebito diretto. Senza un mandato firmato dal creditore e dal debitore, è impossibile avviare gli addebiti sul conto del pagatore. Per identificare i diversi mandati SEPA, è essenziale il RUM. Si tratta di un numero di identificazione assegnato dal creditore.

Informazioni necessarie per il campionamento

Il mandato di addebito diretto è redatto nella lingua del debitore e in inglese se il creditore non è in grado di determinare la lingua del debitore. Il mandato deve contenere le seguenti informazioni:

• l’identità del creditore;
• identificatore del creditore SEPA (ICS);
• il Riferimento Unico del Mandato (UTR), che è il riferimento utilizzato per identificare il mandato;
• l’identità del debitore;
• il codice IBAN e BIC del debitore. Nota bene: dal 1° febbraio 2016, per le transazioni verso i Paesi dello Spazio Economico Europeo è richiesto solo l’IBAN del debitore;
• il tipo di addebito diretto (ricorrente o una tantum);
• la natura del mandato (SDD Core o SDD B2B);
• la data di firma del mandato;
• la firma del debitore. 

Il mandato SEPA prevede anche che si autorizzi il creditore ad addebitare il proprio conto, quindi si autorizza la propria banca a effettuare l’addebito diretto.

4. Principali differenze tra SDD Core e SDD B2B

	SDD Core	SDD B2B
Debitore	Il debitore può essere una società o una persona fisica.	Il debitore e il creditore devono essere aziende: è un metodo di pagamento riservato a professionisti.
Mandato SEPA	Il debitore firma il mandato di addebito diretto e lo invia esclusivamente al creditore.	Il debitore firma due copie del mandato e le invia al creditore e alla propria banca (banca del debitore).
Controllo del mandato da parte della banca	La banca del debitore non ha bisogno di avere una copia del mandato e non è obbligata a verificarne la validità.	La banca del debitore è a conoscenza del mandato e ne verifica la validità.
Controversie e rimborsi	Il debitore può contestare un addebito diretto autorizzato entro 8 settimane dalla data in cui è stato effettuato. Tuttavia, la sua richiesta di rimborso non è garantita.   Il debitore può contestare un addebito diretto non autorizzato entro 13 mesi dalla data in cui è stato effettuato. Tuttavia, la sua richiesta di rimborso non è garantita.	Non sono possibili rimborsi una volta effettuato l’addebito diretto autorizzato. Il debitore può contestare un addebito diretto non autorizzato entro 13 mesi dalla data in cui è stato effettuato. Tuttavia, la sua richiesta di rimborso non è garantita.

Focus sull’identificativo del creditore SEPA o ICS

Il Creditor Identifier SEPA (ICS) è un riferimento univoco e obbligatorio del creditore che deve comparire sul mandato di addebito diretto.

 L’ICS è strutturato in 4 parti e la sua lunghezza varia da Paese a Paese, non superando i 35 caratteri. Si compone dei seguenti elementi: 

• il codice paese ISO a due cifre;
• Codice di controllo determinato sulla base di specifici algoritmi di calcolo;
• Business code indicato dal Creditore per esigenze di business (se non utilizzato è valorizzato con ZZZ);
• Codice fiscale dell’azienda creditrice. Nel caso di aziende per le quali non risulta reperibile in CF/PIVA viene generato un codice identificativo non significativo (NOTPROVIDEDXXXXXXXXXXXX).

L’addebito diretto SEPA (SDD Core o SDD B2B) offre alle aziende un modo per controllare gli incassi e fidelizzare i clienti. Per i pagamenti ricorrenti o gli abbonamenti, rappresenta una notevole riduzione del tempo dedicato alla gestione amministrativa e semplifica la riconciliazione bancaria.

Treezor può aiutarvi a creare uno schema di addebito diretto SEPA e ad occuparsi dei controlli normativi, fornendo le informazioni per generare un mandato di addebito diretto, personalizzando l’ICS e gestendo i flussi di pagamento.