Quali sono le diverse fasi per realizzare un KYC ?

Infatti, la procedura KYC non deve essere considerata come semplice raccolta di documenti o informazioni ma come l’analisi globale di un insieme di elementi, con lo scopo di valutare il profilo di rischio del cliente e le misure di vigilanza da adottare.

Obbligo normativo

Come promemoria, qualsiasi istituto finanziario regolamentato è tenuto a introdurre procedure KYC per le persone fisiche e giuridiche.

Quali sono le fasi per procedere con un KYC ?

• Il cliente, persona fisica o giuridica, apre un conto tramite un’applicazione mobile o direttamente sul sito Internet di un istituto regolamentato.
• Il cliente riceve una richiesta via e-mail/SMS da parte dell’istituto finanziario per procedere alla sua identificazione o direttamente nell’applicazione.
• Il cliente deve indicare un determinato numero di informazioni personali in base a vari criteri: persona fisica o giuridica, persona politicamente esposta…
• È necessario procedere all’invio digitale di documenti ufficiali e di una foto o video del soggetto o della persona fisica che rappresenta l’azienda per le persone giuridiche.
• Una volta ricevuti, i documenti vengono analizzati in modo digitale o manuale.
• Il KYC viene convalidato se le informazioni corrispondono e tutti i punti di controllo effettuati dall’istituto che si occupa del KYC risultano conformi.
• In caso di esito negativo, è necessario rinnovare la richiesta se si tratta di un errore, altrimenti il KYC non sarà convalidato e, quindi, le transazioni non potranno essere eseguite.

L’intelligenza artificiale (AI) e il video (KYC Liveness) permettono di accelerare il processo di convalida del KYC di una persona fisica e di rafforzare anche il controllo sulla validità dei documenti.

Esempio di KYC standard “persona fisica“

Elenchiamo qui alcuni esempi di documenti generalmente richiesti. Questo elenco, ovviamente, non è esaustivo. Infatti, ogni istituto può richiedere i documenti giustificativi che ritiene necessari.

• Identità del cliente: cognome, nome, indirizzo postale, e-mail, cellulare
• Documenti legali: uno o più documenti di identità + prova di residenza < 3 mesi
• Video in diretta per verificare che i documenti siano conformi
• Video in diretta per verificare che la persona che desidera aprire un conto corrisponda ai documenti presentati

Esempio di KYC standard “persona giuridica”

• Identità dell’azienda: denominazione sociale, settore di attività, indirizzo postale, e-mail, telefono, sito Web
• Identità dei rappresentanti legali: cognome, nome, indirizzo postale, e-mail, cellulare
• Identità dei beneficiari effettivi: cognome, nome, indirizzo postale, e-mail, cellulare
• Documenti per rappresentanti legali: Documento di identità + prova di residenza < 3 mesi
• Documenti per i beneficiari effettivi: documento di identità
• Video in diretta per verificare che i documenti siano conformi
• Video in diretta per verificare che la persona che desidera aprire un conto corrisponda ai documenti presentati

Una volta inviati i documenti, questi elementi possono essere analizzati in modo automatico o manuale. Il video KYC, denominato anche KYC Liveness, permette di accelerare questo processo, oltre a rafforzare la sicurezza e il controllo dei documenti.

Analisi automatica del KYC

Le analisi automatiche sono istantanee e possibili grazie alla tecnologia API, non ancora accessibile in tutti gli istituti di pagamento. Grazie a questa analisi, vengono accettati diversi formati quali pdf, jpg, png, ecc. A seconda del tipo di documento, vengono effettuati diversi punti di controllo per stabilire la plausibilità.

Esempio di documenti analizzati in modo automatico :

• Carta d’identità, passaporto, patente di guida, prova di residenza, estratto di identità bancaria, k-bis.
• Acquisizione di foto o video in diretta della persona che richiede l’apertura di un account.

Esempio di un percorso cliente per raccogliere i documenti :

• Invio di un SMS da parte dell’azienda
• Accesso a un’interfaccia online
• Fotografare i documenti giustificativi da parte del cliente
• Trasmissione diretta degli elementi all’azienda

Analisi manuale del KYC

L’analisi manuale è la procedura finora più comune. Spetta all’istituto finanziario garantire la coerenza del file. Infatti, le pratiche dei clienti possono essere accettate solo se tutti i documenti richiesti sono conformi ai requisiti dell’istituto, coerenti tra loro e fedeli alle informazioni fornite nel modulo di iscrizione.

Esempio di documenti analizzati manualmente :

• prova di residenza, dichiarazione dei redditi, statuto della società, UBO, ecc.

Esempio di verifica manuale a seguito dell’analisi automatica :

• ricezione di un documento errato
• i documenti raccolti non sono di buona qualità
• un avviso viene rinviato dall’API

Verifica delle persone politicamente esposte

I prestatori di servizi di pagamento devono inoltre verificare gli elenchi delle persone politicamente esposte o iscritte negli elenchi delle sanzioni.

La normativa europea è attualmente in piena evoluzione relativamente alla lotta al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo. Ciò che le autorità europee auspicano, soprattutto attraverso l’attuazione di una normativa di questo tipo con le diverse parti coinvolte, è una maggiore vigilanza dei flussi finanziari e una migliore identificazione dei clienti.

Il KYC durante il rapporto con l’istituto finanziario

Tutti gli istituti finanziari hanno il dovere di revisionare il KYC.

Infatti, il KYC viene realizzato durante la sottoscrizione di un cliente con un operatore finanziario ma anche durante l’intero rapporto con quest’ultimo. Di conseguenza, in momenti specifici del rapporto tra il cliente e l’istituto finanziario, possono essere richiesti l’aggiornamento di documenti o elementi aggiuntivi.

Da tenere a mente :

• Il KYC è una procedura imposta a tutti gli operatori del settore finanziario e mira a identificare il cliente per motivi di sicurezza.
• I documenti giustificativi da fornire dipendono dalla valutazione dell’istituto finanziario e dalla natura del cliente (persona fisica o giuridica).
• L’analisi dei documenti può essere eseguita in modo automatico o manuale a seconda della tecnologia sviluppata dall’istituto finanziario.
• Le persone politicamente esposte sono soggette a un’ulteriore verifica.
  Il KYC si svolge durante la registrazione di un nuovo cliente e anche durante il rapporto con l’istituto finanziario.

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Perché verificare l’identità dei clienti ?

Tutti i nostri articoli KYC sono disponibili sul blog Treezor.