Obligation règlementaire
Pour rappel, tout établissement financier régulé est tenu de mettre en place des procédures KYC pour les personnes physiques ainsi que les personnes morales.
Les étapes pour procéder à un KYC ?
- Le client, personne physique ou personne morale, ouvre un compte par le biais d’une application mobile ou directement sur le site internet d’un établissement régulé
- Le client reçoit une demande via e-mail/SMS de la part de l’établissement financier pour procéder à son identification ou directement au sein de l’application
- Le client doit renseigner un certain nombre d’informations personnelles en fonction de différents critères : Personne Physique ou Morale, Personne Politiquement Exposée…
- Il doit procéder à l’envoi numérique de documents officiels et une photo ou une vidéo de l’individu ou de la personne physique représentant l’entreprise pour les personnes morales
- Une fois réceptionnés, les documents sont analysés de façon numérique ou manuelle
- Le KYC est validé si les informations concordent et que l’ensemble des points de contrôle effectués par l’établissement en charge du KYC s’avèrent conformes
- En cas d’échec, il faudra renouveler la demande s’il s’agit d’une erreur, sinon le KYC ne sera pas validé et donc les transactions ne pourront se réaliser
L’intelligence artificielle (IA) et la vidéo (KYC Liveness) permettent d’accélérer le processus de validation du KYC d’une personne physique, et également de renforcer le contrôle sur la validité des documents.
Exemple de KYC standard « personne physique »
Nous vous listons ici quelques exemples de pièces généralement demandées. Cette liste n’est bien entendu pas exhaustive. En effet, chaque établissement pourra demander les pièces justificatives qui lui sembleront nécessaires.
- Identité du client : nom, prénom, adresse postale, email, téléphone portable
- Documents légaux : une ou plusieurs pièces d’identités + Justificatif de domicile < 3 mois
- Vidéo live pour vérifier que les documents sont conformes
- Vidéo live pour vérifier que la personne souhaitant ouvrir un compte correspond aux documents présentés
Exemple de KYC standard « personne morale »
- Identité de la société : dénomination sociale, secteur d’activité, adresse postale, email, téléphone, site web
- Identité du / des représentants légaux : nom, prénom, adresse postale, email, téléphone portable
- Identité du / des bénéficiaire(s) effectif(s) : nom, prénom, adresse postale, email, téléphone portable
- Documents pour des représentants légaux : Pièce d’identité + Justificatif de domicile < 3 mois
- Documents pour des bénéficiaires effectifs : Pièce d’identité
- Vidéo live pour vérifier que les documents sont conformes
- Vidéo live pour vérifier que la personne souhaitant ouvrir un compte correspond aux documents présentés
Une fois les documents envoyés, l’analyse de ces éléments est possible de façon automatique ou manuelle. Le KYC vidéo – appelé aussi KYC Liveness – permet d’accélérer ce processus, renforce la sécurité et le contrôle des documents.
Analyse automatique du KYC
Les analyses automatiques sont instantanées et possibles grâce à une technologie APIsée qui n’est pas encore accessible via tous les établissements de paiement. Grâce à cette analyse de nombreux formats sont acceptés tels que les formats pdf, jpg, png… Selon le type de document, différents points de contrôle sont effectués pour établir leur vraisemblance.
Exemple de documents analysés automatiquement :
- Carte d’identité, passeport, permis de conduire, justificatif de domicile, RIB, k-bis.
- Prise de photographie ou prise vidéo en direct de la personne demandant l’ouverture d’un compte
Exemple de parcours client pour collecter les documents :
- Envoi d’un SMS par l’entreprise
- Accès à une interface en ligne
- Prise de photo des pièces justificatives par le client
- Transmission directe des éléments à l’entreprise
Analyse manuelle du KYC
L’analyse manuelle est la procédure la plus courante à ce jour. Il s’agit pour l’établissement financier de veiller à la cohérence du dossier. En effet, les dossiers clients ne peuvent être acceptés que si l’ensemble des documents exigés sont conformes aux exigences de l’établissement, cohérents entre eux et fidèles aux informations renseignées dans le formulaire d’inscription.
Exemple de documents analysés manuellement :
- justificatif de domicile, avis d’imposition, statuts de société, UBO…
Exemple de vérification manuelle suite à l’analyse automatique :
- mauvais document reçu
- les documents collectés ne sont pas de bonne qualité
- une alerte est remontée par l’API
PEP check
Les prestataires de paiement doivent aussi vérifier les listes des personnes politiquement exposées ou inscrites sur les listes de sanctions.
La réglementation européenne est actuellement en pleine évolution sur les questions de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. Ce que recherchent surtout les instances européennes à travers la mise en place d’une telle législation auprès des différents acteurs, est une vigilance accrue des flux financiers et une meilleure identification des clients.
Le KYC pendant la relation avec l’établissement financier
Tous les établissements financiers ont un devoir de revue du KYC.
En effet, le KYC est réalisé lors de la souscription d’un client auprès d’un acteur de la finance mais également tout au long de la relation avec celui-ci. Par conséquent, à des moments précis dans la relation entre le client et l’établissement financier la mise à jour de pièces ou des éléments complémentaires peuvent être demandés.
À retenir :
- Le KYC est une procédure imposée à l’ensemble des acteurs du secteur financier et a pour but d’identifier le client pour des raisons de sécurité
- Les pièces justificatives à fournir dépendent de l’appréciation de l’établissement financier et de la nature du client (personne physique ou morale)
- L’analyse des documents peut se faire automatiquement ou manuellement selon la technologie développée par l’établissement financier
- Les PEP (personnes politiquement exposées) sont soumis à une vérification supplémentaire
- Le KYC se déroule lors de l’inscription d’un nouveau client et également tout au long de la relation avec l’établissement financier
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