SEPA-Lastschriftverfahren: Der vollständige Leitfaden

Nach Angaben der Europäischen Zentralbank beliefen sich Lastschriften in der Eurozone im Jahr 2021 auf 23,2 Milliarden Euro, was einem Anstieg von 5,8 % gegenüber den Zahlen aus dem Jahr 2000 entspricht. Damit ist das Lastschriftverfahren die am zweithäufigsten genutzte bargeldlose Zahlungsmethode, nach Überweisungen und vor Karten und dem Scheck.

Wenn ein Unternehmen die Initiative ergreifen und den Einzug seiner Forderungen automatisieren möchte, kann es sich für das Lastschriftverfahren entscheiden. Diese Zahlungsmethode ist sowohl für einmalige als auch für wiederkehrende Transaktionen geeignet. Sie trägt dazu bei, die Kassenführung zu verbessern und die Kundenbindung zu stärken.

Mit der SEPA-Lastschrift (Single Euro Payments Area) steht Ihren Kunden eine effektive Lösung zur Verfügung, um den Einzug ihrer Forderungen zu vereinfachen. Treezor bietet einen umfassenden Überblick über die Funktionen und den Betrieb von SEPA Direct Debit Core und B2B sowie eine detaillierte Erläuterung des SEPA-Mandats.

1. SEPA-Lastschriftarten: SDD Core oder SDD B2B

Es gibt zwei Arten des SEPA-Lastschriftverfahrens:

•  SEPA Core Direct Debit (SDD Core), verfügbar für alle Zahler,
• SEPA Business to Business Direct Debit (SDD B2B), die sogenannte Firmenlastschrift, für zwischenbetriebliche Transaktionen.

Beide haben eine Reihe von Merkmalen gemeinsam.

Merkmale des SEPA-Lastschriftverfahrens (SDD)

Konkret ermöglicht das SEPA-Lastschriftverfahren (SEPA Direct Debit oder kurz SDD) einem Gläubiger, einen Euro-Betrag von einem Konto eines Schuldners im SEPA-Raum abzubuchen. Diese Zone umfasst 36 Länder:

• die 27 Mitglieder der Europäischen Union (Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Ungarn und Zypern);
• die 4 EFTA-Staaten (Europäische Freihandelsassoziation): Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz;
• Monaco, San Marino, Andorra, Vatikanstadt;
• das Vereinigte Königreich.

Sie eignen sich besonders für wiederkehrende Zahlungen von Rechnungen oder Abonnements, da der Betrag, den Sie zahlen können, nicht begrenzt ist. Für Lastschriften gelten jedoch bestimmte Formalitäten und genaue Ausführungsvorschriften.

Dies gilt für SDD Core und SDD B2B SEPA-Lastschriften

• Grund für die Zahlung: Der Beschreibungstext der Transaktion darf 140 Zeichen nicht überschreiten.
• Einreichungsfrist: Eine SEPA-Lastschrift muss je nach Art der Lastschrift zwischen 1 und 5 Bankarbeitstagen vor dem Einzugstermin bei der Bank des Zahlungsempfängers eingereicht werden.   
• SEPA-Mandat: Jeder Lastschriftvertrag erfordert ein anderes Mandat mit der RUM/UMR (Unique Mandate Reference) und der Unterschrift des Schuldners. 
• Verantwortung des Zahlungsempfängers: Der Zahlungsempfänger muss über eine SEPA-Gläubiger-ID verfügen und ist für die Verwaltung und Aufbewahrung des Originalmandats verantwortlich.

Besondere Merkmale von Firmenlastschriften (SDD B2B)

Das SEPA-B2B-Lastschriftverfahren wurde für Zahlungen zwischen Unternehmen entwickelt, um den Austausch von Finanzströmen zu beschleunigen und die Geschäftsbeziehungen zu verbessern.

 SDD B2B Lastschriften können bis zu einem Geschäftstag vor Fälligkeit vorgelegt werden. Bei der sogenannten Firmenlastschrift handelt es sich um eine „autorisierte“ Zahlung. Eine Rückerstattung ist nicht möglich, es sei denn, es handelt sich um eine betrügerische oder irrtümliche Lastschrift.

2. Wie SEPA-Lastschriften funktionieren

Die SEPA-Lastschrift ist ein Interbankengeschäft und eine vom Zahlungsempfänger kontrollierte Zahlungsmethode.

  SEPA SDD Core-Lastschriften einrichten

Um Geldbeträge vom Konto des Zahlungspflichtigen auf das Konto des Zahlungsempfängers zu überweisen und eine SEPA-Basislastschrift (auch SDD Core benannt) durchzuführen, sind mehrere Schritte erforderlich. Diese lauten wie folgt:

1. Der Gläubiger (oder Begünstigte) erteilt dem Schuldner (oder Zahler) ein Lastschriftmandat.
2. Dieser füllt seine Kontaktdaten, IBAN und BIC aus. Unterschrieben, wird der Antrag an den Gläubiger zurückgesandt, der ihn an einem sicheren Ort aufbewahrt.
3. 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstermin der Lastschrift und sofern beidseitig nichts anderes vereinbart wurde, informiert der Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen über Datum und Betrag der Transaktion. Der Zahlungsempfänger erteilt den Abbuchungsauftrag an seine Bank, die ihn an die Bank des Zahlungspflichtigen weiterleitet. 
4. Die Transaktion wird abgeschlossen, indem das Konto des Schuldners belastet und das Konto des Gläubigers mit dem angegebenen Betrag gutgeschrieben wird.

SEPA SDD B2B-Lastschriften einrichten

Um Geld vom Konto des Schuldners auf das Konto des Zahlungsempfängers zu überweisen und eine SEPA SDD B2B Lastschrift (auch Firmenlastschrift) durchzuführen, sind mehrere Schritte erforderlich. Dazu gehören: 

1. Der Gläubiger (oder Begünstigte) erteilt dem Schuldner (oder Zahler) ein Lastschriftmandat.
2. Der Schuldner gibt seine Kontaktdaten, die IBAN und den BIC ein. Der Schuldner unterschreibt zwei Ausfertigungen des Mandats und schickt sie an den Gläubiger und seine eigene Bank (die Bank des Schuldners).
3. 14 Kalendertage vor Fälligkeit der Lastschrift informiert der Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen über das Datum und den Betrag der Transaktion sowie über die UMR und die SCI. Der Zahlungsempfänger erteilt den Abbuchungsauftrag an seine Bank, die ihn am Tag vor dem Fälligkeitstermin an die CSM und anschließend an die Bank des Zahlungspflichtigen weiterleitet. 
4. Die Transaktion wird abgeschlossen, indem das Konto des Schuldners belastet und das Konto des Gläubigers gutgeschrieben wird.

Gültigkeitsdauer des SEPA-Lastschriftmandats

Die Gültigkeitsdauer eines SEPA-Lastschriftmandats hängt von den im Mandat angegebenen Informationen ab. Das Mandat kann:

• Nur für eine einzige Abbuchung gelten,
• Oder wiederkehrend sein; in diesem Fall endet es, wenn der Schuldner die Vereinbarung widerruft.

Wenn jedoch 36 Monate lang kein Abbuchungsauftrag vorgelegt wird, erlischt das Mandat.

Stornierung einer SEPA-Lastschrift

Der Schuldner kann unter bestimmten Voraussetzungen die Rückzahlung der von seiner Bank abgebuchten Beträge verlangen. Handelt es sich um:

• Eine autorisierte SEPA-Lastschrift (z. B. für einen falschen Betrag): Bei einer SEPA-Basislastschrift kann der Kunde innerhalb von 8 Wochen nach dem Datum der Abbuchung einen Antrag auf Erstattung stellen. Bitte beachten Sie: Wie oben erwähnt, ist es nicht möglich, eine autorisierte SEPA SDD B2B-Lastschrift zu widerrufen.
• Eine nicht autorisierte oder fehlerhafte SEPA-Lastschrift (Ungültigkeit oder fehlendes Mandat): Der Schuldner hat 13 Monate Zeit, sich an seine Bank zu wenden und die für die Bearbeitung des Erstattungsantrags erforderlichen Belege vorzulegen.

Beendigung eines SEPA-Lastschriftmandats

Sie können Ihr Lastschriftmandat jederzeit kündigen. Dazu können Sie sich an Ihren Zahlungsempfänger und an Ihre Bank wenden. Schreiben Sie einfach per Einschreiben mit Rückschein an den Gläubiger, um das Mandat zu kündigen. Vorsichtshalber können Sie sich aber auch an Ihre Bank wenden und mitteilen, dass Sie der Erteilung neuer Lastschriften widersprechen.

3. Das SEPA-Mandat im Detail

Definition des SEPA-Lastschriftmandats

Das SEPA-Mandat ist eine Lastschriftermächtigung. Ohne ein vom Zahlungsempfänger und vom Zahlungspflichtigen unterzeichnetes Mandat ist es nicht möglich, Abbuchungen vom Konto des Zahlungspflichtigen zu veranlassen. Wesentlich für die Individualisierung von SEPA-Mandaten ist die UMR. Dabei handelt es sich um eine vom Zahlungsempfänger vergebene Identifikationsnummer.

Die Einzugsermächtigung wird in der Sprache des Zahlungspflichtigen abgefasst oder in Englisch, wenn der Gläubiger die Sprache des Schuldners nicht bestimmen kann. Das Mandat muss die folgenden Angaben enthalten:

•  die Identität des Gläubigers;
• SEPA-Gläubiger-Identifikationsnummer (SCI);
• die eindeutige Mandatsreferenz (UMR), die zur Identifizierung des Mandats verwendet wird;
• die Identität des Schuldners;
• die IBAN und den BIC des Schuldners. Bitte beachten Sie: Seit dem 1. Februar 2016 ist für Transaktionen in Länder des Europäischen Wirtschaftsraums nur noch die IBAN des Schuldners erforderlich;
•  Art der Abbuchung (wiederkehrend oder einmalig);
• die Art des Mandats (SDD Core oder SDD B2B);
• das Datum der Unterzeichnung des Mandats;
• die Unterschrift des Schuldners.

Das SEPA-Mandat enthält auch eine Erklärung, dass Sie Ihren Zahlungsempfänger ermächtigen, Ihr Konto zu belasten, und damit Ihre Bank ermächtigen, die Lastschrift auszuführen.

 4. Hauptunterschiede zwischen SEPA-Basislastschriften und B2B-Lastschriften

Fokus auf die SEPA-Gläubiger-Identifikationsnummer (SCI)

Die SEPA-Gläubiger-Identifikationsnummer (SCI) ist eine eindeutige, obligatorische Gläubigerreferenz, die auf dem Lastschriftmandat erscheinen muss.

Der SCI ist in 4 Teile gegliedert, die Länge variiert von Land zu Land und darf 35 Zeichen nicht überschreiten. Sie umfasst die folgenden Elemente:

• den aus zwei Buchstaben bestehenden ISO-Code des Landes (DE für Deutschland);
• zwei Kontrollnummern;
• den Aktivitätscode mit 3 Buchstaben;
• die nationale Kennung, in Frankreich ist dies die NNE (Numéro National d’Émetteur) mit 13 Stellen.

SEPA-Lastschriften (SDD Core oder SDD B2B) bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Rechnungsstellung und Inkassoprozesse zu kontrollieren und die Kundenbindung zu stärken. Bei wiederkehrenden Zahlungen oder Abonnements wird der Zeitaufwand für die Verwaltung erheblich reduziert und der Bankabgleich vereinfacht.

Treezor unterstützt Sie bei der Einrichtung eines SEPA-Lastschriftverfahrens und kümmert sich um die regulatorischen Kontrollen, die Bereitstellung der für die Erstellung eines Lastschriftmandats erforderlichen Informationen, die Anpassung des SCI und die Verwaltung der Zahlungsströme. Erfahren Sie mehr über unsere SEPA-Lösungen!