¿Qué pasos hay que seguir para realizar un KYC?

En efecto, el procedimiento KYC no debe considerarse una simple recopilación de documentos o información, sino un análisis global de un conjunto de elementos para evaluar el perfil de riesgo del cliente y las medidas de supervisión que deben aplicarse.

Obligación legal

Recordamos que todas las entidades financieras reguladas tienen la obligación de aplicar procedimientos KYC para personas físicas y jurídicas.

¿Qué pasos hay que seguir para realizar un KYC?

• El cliente, ya sea persona física o jurídica, abre una cuenta a través de una aplicación móvil o directamente en el sitio web de una entidad regulada.
• El cliente recibe una solicitud por correo electrónico o SMS de la entidad financiera para proceder a su identificación o directamente dentro de la aplicación.
• El cliente debe facilitar una determinada cantidad de información personal según diferentes criterios: persona física o jurídica, persona expuesta políticamente, etc.
• Debe enviar los documentos oficiales en formato digital y una fotografía o vídeo de la persona física, o de la persona física que representa a la empresa en el caso de las personas jurídicas.
• Una vez recibidos, los documentos se analizarán de forma digital o manual.
• El KYC se autoriza si la información coincide y todos los elementos de control realizados por la entidad encargada del KYC son conformes.
• En caso de fallo, hay que volver a realizar la solicitud; de lo contrario, el KYC no se autorizará y, por tanto, no se podrán realizar las transacciones.

La inteligencia artificial (IA) y el vídeo (KYC Liveness) permiten acelerar el proceso de autorización del KYC de una persona física, así como reforzar el control sobre la validez de los documentos.

Ejemplo de KYC estándar de «persona física»

A continuación, enumeramos algunos ejemplos de los documentos que se solicitan generalmente. Esta lista no es exhaustiva en ningún caso. En efecto, cada entidad puede solicitar los documentos comprobantes que considere necesarios.

• Identidad del cliente: apellidos, nombre, dirección postal, correo electrónico, teléfono móvil.
• Documentos legales: uno o más documentos de identidad + comprobante de residencia con antigüedad inferior a 3 meses.
• Vídeo en directo para comprobar que los documentos son correctos.
• Vídeo en directo para comprobar que la persona que desea abrir una cuenta corresponde a la de los documentos presentados.

Ejemplo de KYC estándar de «persona jurídica»

• Identidad de la empresa: razón social, sector de actividad, dirección postal, correo electrónico, teléfono, sitio web.
• Identidad del representante o de los representantes legales: apellidos, nombre, dirección postal, correo electrónico, teléfono móvil.
• Identidad del titular real o de los titulares reales: apellidos, nombre, dirección postal, correo electrónico, teléfono móvil.
• Documentos para los representantes legales: Documento de identidad + comprobante de domicilio con antigüedad inferior a 3 meses.
• Documentos para los titulares reales: Documento de identidad.
• Vídeo en directo para comprobar que los documentos son correctos.
• Vídeo en directo para comprobar que la persona que desea abrir una cuenta corresponde a la de los documentos presentados.

Una vez enviados los documentos, estos pueden ser analizados de forma automática o manual. El vídeo KYC ―también denominado KYC Liveness― acelera este proceso y aumenta la seguridad y el control de los documentos.

Análisis automático de KYC

Los análisis automáticos son inmediatos y posibles gracias a una tecnología API a la que todavía no pueden acceder todas las entidades de pago. Gracias a este análisis, se aceptan muchos formatos, como pdf, jpg, png, etc. Dependiendo del tipo de documento, se realizan diferentes controles para establecer su verosimilitud.

Ejemplos de documentos analizados automáticamente:

• Documento de identidad, pasaporte, permiso de conducir, comprobante de domicilio, datos bancarios.
• Fotografía o grabación de vídeo en directo de la persona que solicita una cuenta.

Ejemplo de proceso de un cliente para recoger documentos:

• Envío de SMS por parte de la empresa.
• Acceso a una interfaz electrónica.
• Fotografía de los documentos comprobantes realizada por el cliente.
• Envío directo de los elementos a la empresa.

Análisis manual del KYC

El análisis manual es el procedimiento más habitual hasta la fecha. La entidad financiera debe garantizar la coherencia del expediente. En efecto, los expedientes de los clientes sólo podrán aceptarse si todos los documentos exigidos cumplen los requisitos de la entidad, son coherentes entre sí y son fieles a la información facilitada en el formulario de solicitud.

Ejemplos de documentos analizados manualmente:

• Comprobante de domicilio, notificación de impuestos, estatutos de la empresa, UBO…

Casos en los que se procede a una verificación manual tras el análisis automático:

• se recibe un documento erróneo;
• los documentos recogidos no son de buena calidad;
• la API envía una alerta.

PEP Check

Los proveedores de pagos también deben verificar las listas de personas expuestas políticamente o las listas de sanciones.

La normativa europea en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo está en proceso de constante revisión. Lo que las autoridades europeas tratan ante todo con la aplicación de esta legislación entre los distintos agentes es una mayor vigilancia de los flujos financieros y una mejor identificación de los clientes.

El KYC durante la relación con la entidad financiera

Todas las entidades financieras tienen la obligación de revisar el KYC.

En efecto, el KYC se realiza durante la suscripción de un cliente con un actor financiero, pero también a lo largo de la relación con este. Por ello, en momentos puntuales de la relación entre el cliente y la entidad financiera, se puede solicitar la actualización de documentos o elementos adicionales.

Puntos clave:

• El KYC es un procedimiento obligatorio para todos los actores del sector financiero, cuyo objetivo es identificar al cliente por razones de seguridad.
• Los documentos comprobantes que deben presentarse dependen de la evaluación de la entidad financiera y del tipo de cliente (persona física o jurídica).
• El análisis de los documentos puede realizarse de forma automática o manual dependiendo de la tecnología desarrollada por la entidad financiera.
• Las PEP (personas expuestas políticamente) están sujetas a una verificación adicional.
• El KYC se lleva a cabo durante el registro de un nuevo cliente y también a lo largo de la relación con la institución financiera.

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Por qué es necesario comprobar la identidad de los clientes?

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