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Welche Schritte gehören zu einer KYC-prüfung?

KYC (für Know Your Customer oder auf Deutsch „Kenne deinen Kunden“) bezeichnet den Prozess  zur Identifizierung und Überprüfung der Identität von Neukunden und Bestandskunden, die entweder natürliche Personen oder juristische Personen  (ein anderer Begriff hierfür ist KYB für “Know Your Business”) sind. Bei der Identifizierung und Überprüfung von juristischen Personen spricht man auch von  KYB “Know Your Business”.

Der KYC/KYB Prozess spielt demnach eine entscheidende Rolle bei der Überprüfung der Identität von Nutzern und Unternehmen und dient der Bekämpfung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und sonstiger Wirtschaftskriminalität. Im Wesentlichen sind allgemeinen Sorgfaltspflichten zu beachten u.a.: die Identifizierung des Vertragspartners durch das Erheben von Angaben, die Feststellung der Besitzverhältnisse und des wirtschaftlich Berechtigten sowie die Abklärung der wirtschaftlichen Hintergründe und eines möglichen PEP (politisch exponierte Personen)-Status.

Das KYC-Verfahren sollte nämlich nicht nur als einfaches Zusammentragen von Dokumenten oder Informationen betrachtet werden, sondern vielmehr als eine umfassende Analyse einer Reihe von Elementen zur Bewertung des Risikoprofils des einzelnen Kunden und der zu ergreifenden Überwachungsmaßnahmen. 

Gesetzliche Verpflichtung

Zur Erinnerung: Jedes regulierte Finanzinstitut ist verpflichtet Geldwäsche und Wirtschaftskriminalität zu verhindern. Dies ist eine Aufgabe, die wir bei Treezor SAS sehr ernst nehmen. Aufgrund verschärfter Vorgaben der EU-Richtlinie und der Novellierung des Geldwäschegesetzes sind  Unternehmen daher immer stärker in der Verantwortung an Geldwäscheprävention mitzuwirken.  Die gesetzliche Verpflichtung des KYC- Prinzip ergibt sich u.a. aus Artikel 8 der 3. EU-Geldwäsche Richtlinie sowie aus dem deutschen Geldwäschegesetz (GWG) den §§ 10 ff, 11, 12 (§ 25i Kreditwesengesetz (KWG) für das E-Geldgeschäft).

Die Schritte zur Durchführung einer KYC-prüfung

  • Der Kunde, eine natürliche oder juristische Person, eröffnet ein Konto über eine mobile Anwendung (App)  oder direkt auf der Website eines regulierten Instituts
  • Der Kunde wird vom Finanzinstitut per E-Mail/SMS oder direkt innerhalb der Anwendung aufgefordert, sich zu identifizieren
  • Hierzu muss der Kunde mehrere persönliche Informationen nach verschiedenen Kriterien zur Verfügung stellen: Natürliche oder juristische Person, politisch exponierte Person etc. …
  • Er muss offizielle Dokumente (wie ID-Karte oder Reisepass) der Person oder der das Unternehmen vertretenden Person, im Fall von juristischen Personen, digital versenden
  • Nach dem Empfang werden die Dokumente digital oder manuell analysiert
  • Die KYC-Prüfung wird validiert, wenn die Informationen übereinstimmen und bei den Punkten, die das die KYC-Prüfung durchführende Institut kontrolliert, keine Anomalien festgestellt werden
  • Bei einer nicht erfolgten Validierung,wenn ein Fehler aufgetreten ist muss die Identifizierung erneut angefragt werden. Andernfalls wird die KYC-Prüfung nicht validiert und somit sind keine Transaktionen möglich

Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz (KI) und  des VideoIdents (KYC Liveness) können der Validierungsprozess der KYC-Prüfung einer natürlichen Person beschleunigt und die Gültigkeit der Dokumente besser kontrolliert werden.

Beispiel für eine standardmäßige KYC-prüfung „natürliche Person“

Wir führen hier einige Beispiele für die üblicherweise erforderlichen Unterlagen auf. Diese Liste ist nicht als abschließend zu betrachten, denn jedes Institut bzw. Unternehmen kann die Belege anfordern, die es für notwendig erachtet.

  • Identität des Kunden: Nachname, Vorname,Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnanschrift, E-Mail und Mobiltelefon
  • Rechtsdokumente: ein oder mehrere Identitätsdokumente + Wohnsitznachweis, nicht älter als 3 Monate
  • Live-Video zur Überprüfung der Dokumente
  • Live-Video, um zu überprüfen, ob die Person, die ein Konto eröffnen möchte, mit den vorgelegten Dokumenten übereinstimmt

Beispiel für eine standardmäßige KYC-prüfung „juristische Person“

  • Identität des Unternehmens: Firmenname, Branche, Postanschrift, E-Mail, Telefon, Website
  • Identität des/der gesetzlichen Vertreter: Name, Vorname, Postanschrift, E-Mail, Mobiltelefon
  • Identität des/der wirtschaftlichen Berechtigten (eine Person, die mehr als 25 % der Unternehmensanteile besitzt) Name, Vorname, Postanschrift, E-Mail, Mobiltelefon
  • Dokumente für gesetzliche Vertreter: Identitätsnachweis + Wohnsitznachweis, nicht älter als 3 Monate
  • Dokumente für wirtschaftliche Eigentümer: Identitätsnachweis
  • Live-Video zur Überprüfung der Dokumente des gesetzlichen Vertreters
  • Live-Video, um zu überprüfen, ob die Person, die ein Konto eröffnen möchte, mit den vorgelegten Dokumenten übereinstimmt

Sobald die Dokumente gesendet wurden, können sie automatisch oder manuell analysiert werden. Der KYC-VideoIdent Prozess – auch KYC Liveness genannt – beschleunigt diesen Prozess, erhöht die Sicherheit und verbessert die Kontrolle der Dokumente.

Automatische Analyse der KYC-prüfung

Automatische Analysen erfolgen sofort und werden durch eine API-basierte Technologie ermöglicht, über die noch nicht alle Zahlungsinstitute verfügen. Dank dieser Analyse werden zahlreiche Formate akzeptiert, wie z. B. pdf, jpg, png … Je nach Art des Dokuments werden im Rahmen einer Plausibilitätsprüfung verschiedene Punkte kontrolliert.

Beispiel für automatisch analysierte Dokumente:

  • Personalausweis, Reisepass, Führerschein, Wohnsitznachweis/Meldebescheinigung, Bank Identitätsnachweis, Handelsregisterauszug.
  • Aufnahme eines Live-Videos der Person, die die Eröffnung eines Kontos beantragt

Beispiel einer Customer Journey zur Sammlung von Dokumenten:

  • Versand einer SMS durch das Unternehmen
  • Zugang zu einer Online-Schnittstelle
  • Fotografieren der Belege durch den Kunden
  • Direkte Übermittlung der Elemente an das Unternehmen

Manuelle Analyse der KYC-prüfung

Die manuelle Analyse ist das bislang gängigste Verfahren. Das Finanzinstitut möchte hierbei die Kohärenz des Dossiers überprüfen bzw. sicherstellen. Denn Kundendossiers können nur dann akzeptiert werden, wenn alle geforderten Dokumente den Anforderungen des Instituts entsprechen, untereinander kohärent sind und den im Anmeldeformular angegebenen Informationen entsprechen.

Beispiel für manuell analysierte Dokumente:

  • Wohnsitznachweis, Steuerbescheid, Gesellschaftssatzung, Erklärung wirtschaftlich Berechtigter (UBO) …

Beispiele für Fälle, in denen eine manuelle Analyse im Anschluss an die automatische Analyse durchgeführt wird:

  • Empfang eines falschen Dokuments
  • Unzureichende Qualität der gesammelten Dokumente
  • Ausgabe einer Warnmeldung durch die API

PEP-prüfung

Zahlungsdienstleister müssen auch die Listen von politisch exponierten Personen (PEP) oder von Personen, die auf Sanktionslisten stehen, überprüfen.

In der EU-Gesetzgebung kommt es derzeit zu zahlreichen Änderungen, was die Fragen der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung betrifft. Was die europäischen Instanzen durch die Einführung solcher Gesetze bei den verschiedenen Akteuren vor allem erreichen möchten, ist eine erhöhte Wachsamkeit in Bezug auf die Finanzströme und eine bessere Kundenidentifizierung.

Die fortlaufende KYC-prüfung

Jedes Finanzinstitut ist zu einem Monitoring seiner Kunden, d.h.  der wiederholten Durchführung der KYC-Prüfung verpflichtet.

Die KYC-Prüfung wird nämlich nicht nur bei der Eröffnung eines Kundenkontos bei einem Finanzakteur durchgeführt, sondern auch während der bestehenden Geschäftsbeziehung. Daher können auch zu bestimmten späteren Zeitpunkten und Ereignissen, während der bestehenden Geschäftsbeziehung zwischen Kunde und Finanzinstitut, aktuelle Unterlagen oder zusätzliche Elemente angefordert werden.

Zu beachten :

  • Die KYC-Prüfung ist ein Verfahren, das für alle Akteure des Finanzsektors vorgeschrieben ist und das Ziel hat, den Kunden aus Sicherheitsgründen zu identifizieren
  • Welche Belege eingereicht werden müssen, hängt von der Einschätzung des Finanzinstituts und der Art des Kunden (natürliche oder juristische Person) ab
  • L’analyse des documents peut se faire automatiquement ou manuellement selon la technologie développée par l’établissement financier
  • Die Analyse der Dokumente kann je nach der vom Finanzinstitut entwickelten Technologie automatisch oder manuell erfolgen
  • PEPs werden einer zusätzlichen Überprüfung unterzogen
  • Die KYC-Prüfung findet bei der Registrierung eines neuen Kunden und auch während der Geschäftsbeziehung mit dem Finanzinstitut statt

Möchten Sie mehr über das KYC-Verfahren von Treezor erfahren? Weitere Informationen diesbezüglich finden Sie hier.

Warum die Identität von Kunden überprüfen?

Alle unsere Artikel zum Thema KYC finden Sie im Treezor-Blog hier.